Wzór na prawidłowe zapasy - systemowe rozwiązanie, w tym IT - 5%, jakość danych - 15% oraz kultura organizacyjna - to najważniejsze 80%

Wczoraj 30.11 na spotkaniu Klubu Dyrektorów Finansowych "Dialog" we Wrocławiu omawialiśmy następujące zagadnienie "Poprawa cash flow poprzez planowanie scenariuszowe i zarządzanie zapasami." Było to ostatnie spotkanie w tym trwających kilka miesięcy cyklu działań na rzecz wypracowania rekomendacji dla tego zagadnienia, które niebawem udostępnimy wszystkim zainteresowanym.

Naszym ekspertem w tej pracy był Zbigniew Sobkiewicz z MPM Productivity Management. I to jego słowa z wrocławskiego spotkania polecamy jako przedsmak naszych rekomendacji :)

"Zapasami nie wolno zarządzać akcyjnie - to ma być proces ciągły, z jasno określonymi regułami i zasadami jakie zabezpieczenie jest dozwolone a jakie nie. Problem przede wszystkim dotyczy kultury biznesu. Na skuteczne zarządzania zapasami składa się: systemowe rozwiązanie, w tym IT - 5%, jakość danych - 15% oraz kultura organizacyjna - to najważniejsze 80%. Znam firmy które w excelu osiągają więcej dzięki kulturze, i firmy skupione na narzędziu informatycznym za miliony, które wraz  z nim kupiły nowe problemy (oczywiście najlepiej działa to w synergii :)).

Kultura to m.in. trzymanie się przyjętych zobowiązań, czyli jeśli powiedziałem że się czymś zajmę, to to robię lub na czas informuję o trudnościach. To zrozumienie swojej pracy: w planowaniu często pracownicy posługują się procedurą, która gdzieś się sprawdziła bez zadania sobie pytania, czy można to zrobić lepiej (np zużycie liczone zawsze z trzech miesięcy wstecz). Mają młotek i wszędzie widzą gwoździe.

Jest często spory problem w komunikacji z innymi działami, wyrastający z braku wspólnych definicji i języka (np. 100 sztuk wyrobu A na wtorek 20 stycznia - dla  sprzedaży jest to ilość dostępna od rana, a dla produkcji - ilość którą mają zrobić do wieczora). Brakuje zrozumienia wzajemnych powiązań (czyli jeśli ja coś zrobię później, to ktoś w jakimś innym dziale np. złoży zamówienie na coś, co jest niepotrzebne). Sprawdza się proaktywność - szukanie rozwiązań, proponowanie 2-3 wariantów, a nie odpowiadanie że się nie da."